■当日までのスケジュール概要(イベント別)■

「日程決め〜当日」までの打ち合わせスケジュールについてご紹介致します。

※条件によっては、実際とはことなる場合もございます。詳しくはお問合せください。

>>周年事業・竣工披露・各種式典・懇親会例   >>展示会・プライベートショー例   >>セミナー例

■周年事業・竣工披露・各種式典・懇親会■
日 程内 容備 考
3〜10ヶ月前 1.日時の決定
2.会場の選別
3.内容の決定
4.会場の決定
5.予算の決定
1.主催者都合とお客様をお招きしやすい日程を選びます。
2.会場プラン・概算お見積書
3.どのような内容にするか企画を立案します。
4.お見積書、会場プラン入手、ご案内状の作成、送付
5.総予算を決定します。
2ヶ月前 6.出席者の確認と名簿作成

7.記念品選定
6.招待状、案内状の作成(本状、封筒、返信はがき、会場案内地図)

7.長く使える事ができ、会社名やタイトル名を刻印した物を用意するのが
 一般的です。最近では、お菓子のみというケースも増えてきました。
1ヶ月前 8.パーティー詳細打合せ
9.式次第作成


10.お料理、お飲物選定
11.会場内装飾決定
12.音楽の選定
13.役割分担の決定
14.人数の確定
8.会場担当者と打合せ
9.迎賓/開会の辞司会者/社長ご挨拶(代表者)/来賓祝辞/社史の紹介
 祝樽の鏡開き/乾杯/歓談/祝電披露/アトラクション/主催者代表謝辞
 中締め/お開き(ご宴会所要時間約2時間)


12.BGM/生演奏等
13.受付係/ご来賓係/会場内接待係/進行係
14.参加人数の予想確定
10日前15.祝賀会詳細の確定15.会場担当者と最終打合せ
3日前16.最終微調整及び確認
当日17.運営17.作業分担で運営いたします。
※胸章について 役員様用、一般来賓用、スタッフなど数種類必要です。主催者側が白、ご来賓は赤にされるのが一般的です。
■当日までの準備項目
@日時の決定 一般に周年記念祝賀会は、設立(創業)より5周年から始まって5年ごとに企画される
場合が多いです。
また周年の数え方には、満で数える場合と何年目というように数える場合があります。
実施日に関しては設立記念日又はその前でお客様をお招きしやすい日程を選びます。
A会場の選定 お客様をお招きするにあたり、出席者の人数に見合う会場の規模、設備、交通手段を
備えているか否かが重要なチェックポイントです。
尚、ご予約時期については半年前から、10ヶ月前が一般的です。
B祝賀会の形式 形式については立食形式がお勧めです。
席次を決める苦労がなく当日の出席者や欠席者の対応がしやすく、主催者側がご来賓
の方々一人一人と親しく懇談できるなど主催者側の利点も多くございます。
また招かれる側からみますと時間の制約がなく更に自由にお好みの料理や飲み物を
お楽しみ頂ける利点があります。
C招待状・案内状
 の製作
本状・封筒・返信はがき・会場案内地図が最低限必要になるセットです。
これに記念品引換券やお車整理番号を加える場合があります。
D出席者の確認 日時・場所が決まり次第、出欠の確認をとります。
特に重要取引先のご招待客には直接招待状を持参する事も必要となります。
E記念品の選定 記念品の選定は長く使える事ができ、会社名やタイトル名を刻印する物を用意するのが
よろしいかと存じます。 最近では簡単にお菓子のみというケースも増えてきました。
F式次第について
開場2時間前1.幹事様集合1.会場担当者と最終打合わせ
 胸章・記念品・進行スケジュール確認
 受付準備及びクローク位置の確認
開場30分前ご来賓を控室にご案内する/幹事様受付開始
開場10分前 2.迎賓
3.開会の辞司会者
4.社長ご挨拶代表者
5.来賓祝辞 1
6.来賓祝辞 2
7.社史の紹介
8.祝樽の鏡開き
9.乾杯
10.歓談
11.祝電披露
12.アトラクション
13.主催者代表謝辞
14.中締め
15.お開き
2.役員様が来賓を会場入口前でお迎え





8.一般に5〜6名で行う

10.BGMは生演奏がお勧めです。

12.芸能、マジック等


15.お見送り
G各係の決定
1.受付係
2.ご来賓係
3.会場内接待係
4.進行係
1.内側に受付担当、外側に胸章、案内担当
2.特別ご来賓の対応係
3.パーティー会場内における接待係
4.パーティー司会含めた責任者
H胸章について 役員様用、一般来賓用、スタッフ用等数種類が必要です。
主催者側が白、ご来賓は赤にされるのが一般的です。
I服装について 役員様の場合は3通りが一般的です。モーニングで統一するスタイル、立礼なさる方は
モーニング、他の方は略礼服というスタイル、略礼服で統一するスタイルです。
尚、スタッフの男性はダークスーツ、女性は清楚な私服が一般的です。
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■展示会・プライベートショー■
日 程内 容備 考
3〜10ヶ月前 1.オリエンテーション
2.内容の取材
3.集客方法の検討
1.ブース及びレイアウト等のオリエンテーション
2.アンケートの有無・コンパニオン有無・デモの有無等
1〜2ヶ月前 4.展示ブースご提案予算の
 決定
5.ノベルティの選定
6.運営マニュアル作成
7.台本作成
4.オリエン内容を踏まえて展示ブースのプランを提案いたします。

5.総予算を決定します。
6.ご予算に応じてノベルティを選定します。
20日前8.役割分担の決定
9.スケジュールの決定
8.受付/誘導/アンケート/ナレーション/司会/デモ/運営等
9.搬入設営/リハーサル/撤去
10日前10.祝賀会詳細の確定10.会場担当者と最終打合せ
前々日〜当日11.搬入
12.ブース設営
13.オリエン&リハーサル
11.備品資材搬入
12.電気工事/ブース設営
13.デモ、ナレーター/コンパニオン
会期14.運営14.作業分担で運営いたします。
※胸章について 役員様用、一般来賓用、スタッフなど数種類必要です。主催者側が白、ご来賓は赤にされるのが一般的です。
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■セミナー■
日 程内 容備 考
3〜12ヶ月前 1.日時の決定
2.会場の選別
3.内容の決定
4.懇親会開催有無の決定
5.会場の決定
6.予算の決定
1.製品都合とお客様をお招きしやすい日程を選びます。
2.会場プラン・概算お見積書
3.どのような内容にするか企画を立案します。
4.セミナー後の交流会を開催するか決定します。
5.お見積書/会場プラン/DMの作成/送付
6.総予算を決定します。
1〜2ヶ月前7.エントリー受付開始
8.ノベルティ選定

7.エントリーの受付を開始します。
8.長く使える事ができ、会社ロゴを印刷した物を用意するのが
 一般的です。
1ヶ月前 9.スケジュール等詳細打合せ
10.運営マニュアル作成
11.台本作成
12.会場内装飾決定
13.役割分担の決定
9.会場担当者と打合せ



13.受付/誘導/アンケート/ナレーション/司会/デモ/運営等
2週間前14.人数の確定14.参加人数の予想確定
1週間前15.最終微調整及び確認
前々日〜当日16.搬入
17.リハーサル
16.備品/音響/照明/映像関係 搬入設営
17.進行確認
会期18.運営18.作業分担で運営いたします。
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